Empresa del sector de la educación privada precisa incorporar una Secretaria para la oficina de la central, situada en Can Pastilla. Sus funciones serán las de: Comunicaciones Responder las llamadas telefónicas entrantes en la oficina y derivarlas al departamento correspondiente, tomar nota de mensajes telefónicos, preparar comunicaciones escritas, tales como cartas y correos electrónicos y será el punto focal para recibir la correspondencia y los paquetes que se reciben y se despachan. También deberá establecer contacto telefónico con clientes potenciales para concertar las reuniones entre el cliente y el personal del departamento comercial así como las funciones propias de atención al cliente. Creación y redacción de documentos Hará uso de software para preparar hojas de datos, documentos de procesamiento de textos, bases de datos y otros tipos de documentos, por ello, se valorará dominio avanzado del paquete Office así como el manejo de software informático a través de internet y su adaptación a nuevos entornos de trabajo informáticos. Organización Las funciones de organización serán clave dentro de las responsabilidades de la asistente, deberá mantener y operar las fotocopiadoras, impresoras, los sistemas de teléfono, de videoconferencia y de otro equipo de oficina. La asistente debe mantener control de lo que está en inventario y cuándo solicitar insumos de oficina. Deberá mantener los sistemas de archivos físicos y electrónicos, de forma que los gerentes tengan un acceso fácil a los documentos importantes. Así mismo, deberá ser responsable de organizar la agenda y el calendario personal y profesional del gerente.